Πολιτική Απορρήτου & Προστασίας Δεδομένων

Σύμφωνα με τον Ν. 4990/2022 και τον ΓΚΠΔ (ΕΕ) 2016/679

1. Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που υποβάλλονται μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διαχείρισης αναφορών είναι η Εταιρεία, η οποία καθορίζει τους σκοπούς και τον τρόπο επεξεργασίας των δεδομένων, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 4990/2022 και του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679.

Η διαχείριση των αναφορών πραγματοποιείται αποκλειστικά από τον ορισμένο Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) ή/και από ειδικά εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας και επαγγελματικού απορρήτου. Η πρόσβαση στα δεδομένα περιορίζεται αυστηρά μόνο στα πρόσωπα που είναι απολύτως απαραίτητο να τα επεξεργάζονται για τους σκοπούς διερεύνησης της αναφοράς.

Η Εταιρεία λαμβάνει όλα τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία της εμπιστευτικότητας, ακεραιότητας και διαθεσιμότητας των πληροφοριών που υποβάλλονται μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διαχείρισης αναφορών.

2. Δεδομένα που Συλλέγονται

Μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διαχείρισης αναφορών συλλέγονται αποκλειστικά τα δεδομένα που παρέχει ο αναφέρων με δική του πρωτοβουλία και τα οποία είναι αναγκαία για την αξιολόγηση και διερεύνηση της αναφοράς. Τα δεδομένα αυτά ενδέχεται να περιλαμβάνουν:

Στοιχεία ταυτοποίησης και επικοινωνίας του αναφέροντος (όνομα, τηλέφωνο, e-mail), εφόσον αυτά γνωστοποιηθούν
Πληροφορίες που σχετίζονται με το αναφερόμενο περιστατικό
Τυχόν στοιχεία τρίτων προσώπων που εμπλέκονται στην αναφορά
Συνοδευτικά έγγραφα ή αποδεικτικά στοιχεία που επισυνάπτονται από τον αναφέροντα

Η υποβολή αναφοράς μπορεί να πραγματοποιηθεί και ανώνυμα. Στην περίπτωση αυτή, δεν συλλέγονται στοιχεία ταυτοποίησης του αναφέροντος, εκτός εάν ο ίδιος τα γνωστοποιήσει οικειοθελώς στο περιεχόμενο της αναφοράς ή στα συνοδευτικά αρχεία.

Η Εταιρεία εφαρμόζει την αρχή της ελαχιστοποίησης των δεδομένων και συλλέγει μόνο τις πληροφορίες που είναι πρόσφορες, συναφείς και απολύτως αναγκαίες για τη διαχείριση της αναφοράς.

3. Εμπιστευτικότητα και Διαβίβαση Δεδομένων

Η Εταιρεία διασφαλίζει την απόλυτη εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του αναφέροντος, καθώς και κάθε τρίτου προσώπου που αναφέρεται στην καταγγελία, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Ν. 4990/2022.

Η πρόσβαση στο περιεχόμενο των αναφορών περιορίζεται αποκλειστικά στον Υ.Π.Π.Α., σε ειδικά εξουσιοδοτημένα πρόσωπα (όπου απαιτείται) και την οριζόμενη κατά περίπτωση Επιτροπή διερεύνησης αναφορών, που ενεργούν υπό καθεστώς αυστηρής εμπιστευτικότητας.

Τα προσωπικά δεδομένα και οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται στις αναφορές δεν κοινοποιούνται σε τρίτους, εκτός εάν:

Η κοινοποίηση απαιτείται από διάταξη νόμου ή από δικαστική/εισαγγελική εντολή
Είναι αναγκαία για τη διερεύνηση της αναφοράς
Ζητηθούν από αρμόδια δημόσια, εποπτική ή δικαστική αρχή
Συντρέχει άλλη νόμιμη βάση επεξεργασίας σύμφωνα με τον Κανονισμό GDPR

Σε κάθε περίπτωση, λαμβάνονται κατάλληλα μέτρα ώστε να προστατεύεται η εμπιστευτικότητα της διαδικασίας και να αποτρέπεται μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή διαρροή πληροφοριών.

4. Χρόνος Διατήρησης Δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές τηρούνται μόνο για το χρονικό διάστημα που είναι αναγκαίο για:

Τη διερεύνηση της αναφοράς
Την ολοκλήρωση τυχόν πειθαρχικών, διοικητικών ή δικαστικών διαδικασιών
Τη συμμόρφωση της Εταιρείας με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον Ν. 4990/2022

Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας και εφόσον δεν υφίσταται άλλη νόμιμη υποχρέωση διατήρησης, τα δεδομένα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται με ασφαλή τρόπο.

Δεδομένα που είναι προδήλως άσχετα με την αναφορά ή υπερβαίνουν τον αναγκαίο σκοπό επεξεργασίας δεν συλλέγονται ή, εφόσον συλλεγούν εκ παραδρομής, διαγράφονται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

5. Δικαιώματα των Υποκειμένων των Δεδομένων

Τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν, σύμφωνα με τον Κανονισμό GDPR και υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπει η ισχύουσα νομοθεσία, τα ακόλουθα δικαιώματα:

Δικαίωμα ενημέρωσης και πρόσβασης στα προσωπικά τους δεδομένα
Δικαίωμα διόρθωσης ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων
Δικαίωμα διαγραφής δεδομένων
Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας
Δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία
Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ)

Η άσκηση των παραπάνω δικαιωμάτων μπορεί να περιοριστεί στον βαθμό που αυτό είναι απαραίτητο για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας της διαδικασίας αναφοράς, την προστασία του αναφέροντος ή την αποφυγή παρακώλυσης της διερεύνησης, σύμφωνα με τον Ν. 4990/2022 και τις σχετικές διατάξεις του Κανονισμού GDPR.